Ya estamos en la preparación de las celebraciones con motivo de las fiestas de fin de año, por lo que en las empresas y oficinas de gobierno, en todos sus niveles, ya están en plena actividad de organización los comités pro festejos navideños.

Es común invitar a los colaboradores a una gran fiesta de cierre de ciclo, en medio de los necesarios balances del año que se va y de concluir los pendientes que aún quedan en la oficina, antes de disponerse a disfrutar de una de las épocas más esperada. Se trata pues, de un encuentro tan esperado, cuyo propósito es pasar momentos agradables junto al equipo de trabajo.

En años de dificultades económicas (o de austeridad), muchas organizaciones reducen el presupuesto para estos eventos; sin embargo, tanto en temporadas de jauja como de reducciones presupuestarias, no existe razón alguna por la que se tenga que suspender una actividad tan importante para el éxito presente y futuro de la empresa o la institución.

Las comidas, cenas o reuniones, a propósito de la celebración de fin de año, son un gran motivo para el fortalecimiento de los lazos entre los colaboradores, pues enfatizan y muestran la cultura organizacional, al tiempo de reconocer los logros de los equipos de trabajo.

En la gestión organizacional, los colaboradores deben estar en el centro de las decisiones, justo a un costado de los clientes y/o usuarios, y merecen ser valorados y recompensados por todos los alcances logrados, esos que sus líderes les propusieron al inicio de año.

Las empresas y las instituciones no existen sin sus colaboradores y, por lo mismo, hacer propicia la oportunidad de integrarse y conocerse en un ambiente más distendido, sin las presiones diarias que implican las metas o tener que ajustarse a presupuestos o fechas límites, les permite compartir de una manera distinta, a la vez que es la ocasión perfecta para que las diferentes áreas de la alta administración les puedan agradecer. De no valorar de esta forma la reunión de fin de año, podría pasar la factura a la organización, con impacto directo en el clima laboral.

Un evento de fin de año es una actividad que todos esperan y que, para bien o para mal, indiscutiblemente, representa el término de un ciclo. Se necesitan colaboradores entusiastas, inspirados y comprometidos con la empresa o institución para continuar con los nuevos propósitos del año entrante. La organización debe demostrar genuino interés y una actitud que genere compromiso hacia sus colaboradores.

Lo que debe prevalecer en esas reuniones son las experiencias inolvidables, aquellas que hacen sentir al colaborador como un ser querido y respetado. La empresa o institución debe esmerarse en hacer vivir una experiencia de celebración difícil de superar.

No se debe olvidar que los eventos son un medio estratégico de comunicación para quien lo realiza; producen interacciones que desencadenan en emociones que crean compromiso, identidad e impacto positivo con la empresa que lo organiza, siempre y cuando sea bien producido, implementado y realizado. Hoy en día, diseñar la experiencia de un evento de esta naturaleza, apelando a todos los sentidos, es la consigna dominante y una de las claves para producir un evento corporativo inolvidable.

¿Qué se debe tomar en cuenta para que tu evento de fin de año sea exitoso?

• La música para bailar

Seguro en otros ambientes y en reuniones con otros propósitos, los alimentos pueden tener una mejor o mayor importancia; sin embargo, en fechas de fin de año, en lo general, lo que los asistentes desean es divertirse y divertirse en grande; reír, bailar, conversar, saltar, tomarse selfies, etc. Así es que, en tu planeación de evento, además de tu preocupación por lo que vas a servir de comer y beber, no desestimes la contratación de un DJ profesional con un amplio repertorio de todos los géneros y de todas las épocas; 60’s, 70’s, 80’s, 90’s y actual, así como versiones especiales originales, que sean la garantía para que el evento resulte exitoso.

• Evento conectado:

El acceso a internet hoy es esencial. Lo que los colaboradores desean es acceso inmediato a las redes sociales para poder compartir sus experiencias con los detalles que solo a ellos interesa: subir fotos, estados y, ¿por qué no? algunos “en vivo” de los momentos más memorables. Por ello, no te olvides de comprobar que el lugar que vas a alquilar o por el que te vas a decidir, ofrezca un buen servicio de internet con WiFi abierto para todos. Además de ello, es importante que incorpores un hashtag en la invitación para que sea usado por los colaboradores en las publicaciones que compartan durante la celebración, mismo que te permitirá conocer más adelante el sentimiento que predominó durante la fiesta.

• Incluye a todos

Nunca, por nada del mundo, excluyas a alguien de la empresa o institución. Recuerda que parte del objetivo de la fiesta es generar un sentido de pertenencia en los colaboradores; por tanto, debes invitar a todos los integrantes de la empresa o institución. Sin embargo, si la organización es muy grande y cuenta con varias oficinas, lo recomendable es organizar eventos por área o sectores de trabajo, por ejemplo, el equipo de ventas, el de bodega, el de mercadotecnia, etc.

• El lugar

Ten en cuenta que los colaboradores viven a diario emociones y sentimientos diferentes en el día a día. Ellos saben mucho más que tú acerca de los cambios en los gustos y tendencias respecto a lo más actual de lugares para convivir y divertirse. Los sitios (salones, bares o restaurantes), que antaño fueron lo mejor, si no lograron actualizarse, hoy están en el olvido. La tendencia marca lugares menos rígidos, en los que se sientan cómodos, en ambientes desenchufados, sin formalismos. ¡Lo que buscan es un ambiente diferente al de la oficina!

• Los detalles o regalos

Si bien las rifas de pantallas de plasma o electrodomésticos fueron un hit en el pasado, los regalos corporativos siguen siendo parte fundamental dentro de los eventos de fin de año. Si eres creativo con seguridad buscarás ideas innovadoras e ingeniosas en el tema de los regalos. No todo se trata de grandes presupuestos, pero sí de grandes ideas: cupones de descuento, vouchers de regalos, entradas a conciertos, mismos que se pueden gestionar con tiempo para usar online o hacer efectivos en cualquier otro momento.

Para terminar, toma en cuenta que la celebración de la fiesta de fin de año, no es un gasto, sino una inversión. Redunda en aspectos inimaginables porque al ser un bien intangible permite el aumento de la confianza, la satisfacción por haber quedado en la memoria de los asistentes y, sobretodo, el haber sentado las bases para un clima laborar que abone en el fortalecimiento de los valores y la cultura organizacional, además de generar un fuerte compromiso en los colaboradores para el cumplimiento de los objetivos de la empresa o institución.

Si deseas saber más acerca de cómo lograr un evento memorable, sólo tienes que dejar un mensaje aquí mismo, o enviarnos un correo a: raul@rgonzalezromero.com

¡Con gusto te asesoramos!

Nos oímos o nos leemos pronto.

RaúlGONZÁLEZROMERO