Introducción 

¿Alguna vez ha escuchado el dicho: «No es lo que dices, sino cómo lo dices»? Bueno, en realidad, en muchos casos es cierto. El tono de voz es uno de los aspectos más importantes en la comunicación de una empresa. Puede cambiar el significado de lo que se está diciendo, y puede marcar la diferencia entre una percepción agradable y una experiencia insoportable. Asegurarse de que su empresa está comunicándose de la manera correcta, con el tono de voz adecuado, es el objetivo de esta entrada al blog. Comenzamos.

El tono de voz y su importancia en la comunicación de la empresa

Para que las personas realmente confíen y crean en su marca es necesario tener un tono de voz desarrollado. Si el comportamiento de una marca, con sus mensajes y su actitud, no están integrados y alineados, es muy difícil que un cliente entregue su confianza.

De acuerdo con estudios del psicólogo Albert Mehrabian, el potencial de la comunicación recae un 7% en las palabras y un 38% en el tono de la voz (https://tinyurl.com/2ztnls4j). Así que además de cuidar qué se dice, hay que cuidar cómo se dice. La importancia del tono de voz en la comunicación empresarial es indiscutible, le permite mostrar originalidad y realmente hacer la diferencia.

Hasta cuando se logra confiabilidad es hasta entonces que es posible establecer una mejor comunicación con los clientes y, por lo tanto, una conexión más humana con su empresa. Esta es la clave para que un negocio o una marca se mantenga con el paso del tiempo, porque son los elementos que más valoran las personas.

Definiendo el tono de voz de su empresa 

En todo momento las marcas están vinculadas con palabras. Nacen de un significado (que es una palabra), crecen a través de una propuesta de valor (más palabras), son percibidas a través de significaciones (mucho más palabras), y se desarrollan a través de palabras, palabras y más palabras. Se puede observar en cada pieza publicitaria, en cada correo electrónico enviado, en cada actividad de fidelización y en cada conversación telefónica de atención al cliente. Las marcas son palabras porque las marcas son significados.

Podemos precisar la identidad de una marca de 3 maneras:

• Estableciendo la personalidad. Las marcas se desplazan en el ámbito de las creencias, los valores y los conceptos que mejor definen su organización. La personalidad permite definir qué elementos son innegociables y condicionan su propósito y su lugar en el mundo.

• Conectando con el público clave. Porque es fundamental establecer el tipo de relación que desea con sus usuarios, priorizar las emociones que su organización quiere generar. Puede ser una marca informativa, transformadora, empoderadora, empática, servicial. O una marca experta o accesible; cuidadora o exploradora; adulta o joven; innovadora o conservadora.

• Acotando el registro textual adecuado, a través de una guía de estilo que proporcione sentido, rigor y consistencia a todas las conversaciones de la marca; es decir, el tipo de lenguaje, las palabras, las figuras retóricas, la sonoridad, los conectores, los tecnicismos, verbos específicos, las estructuras sintácticas, las expresiones distintivas (de uso exclusivo y referencial de la marca), etc.

Siempre es importante recordar que el tono de marca construye una parte indispensable de la personalidad de marca y genera diferencia del resto de la competencia. Es estilo, es branding. Un tono de voz adecuado y coherente orienta los significados asociados a una marca. Saber cómo decir lo que quiere decir, multiplica el valor de su mensaje.

La utilización del tono de voz en la comunicación de la empresa para los buenos resultados 

El tono de voz de su empresa se vuelve aún más relevante en tiempos de las redes sociales y del apogeo del e-commerce, pues los consumidores buscan conectarse con otras personas y no solo con las marcas.

Muy lejos han quedado aquellos tiempos donde el producto era lo único que podía hablar bien de la empresa y esta se limitaba a dar una respuesta seria y corporativa cuando algún cliente le llamaba o mandaba alguna carta. En la actualidad, las empresas, a través de sus redes sociales, se involucran en el entorno social, económico, político y hasta medioambiental, y, por supuesto, están en constante contacto con sus usuarios y consumidores, por lo que el tono en que lo digan y cómo lo digan cuenta mucho.

Consejos para mejorar el tono de voz empresarial

Lo crea o no, lo sepa o no, su empresa ya tiene voz y tono propios. Forman parte de la cultura organizacional. Regularmente la voz corporativa es la voz del presidente y/o director general, porque la empresa refleja sus valores, la forma en la que usted habla y las palabras que utiliza. Así que la parte más difícil ya está hecha. Ahora, es necesario poner manos a la obra para gestionar el tono y darle sentido.

Considere las siguientes reflexiones para que perfeccione el tono de voz de su marca:

• Tome en cuenta que su empresa es única
• Imagine que su negocio es una persona
• Identifique los aspectos que expliquen lo que es usted y lo que no es
• Elabore una guía de estilo
• Póngale ritmo a sus palabras

Enseguida dispóngase a precisar, cómo:

• Mantener un tono de voz coherente en todas sus comunicaciones, incluidas la Web y las redes sociales.
• Abordar los nuevos desafíos de comunicación, usando las palabras precisas, claras y adecuadas.
• Facilitar a los colaboradores el aprendizaje del tono de voz y sus características a medida que la organización se desenvuelve.

Ideas al vuelo

El tono de voz es un factor determinante en la comunicación eficaz de su empresa. Lo quiera o no, transmite la actitud y el estado de ánimo de su organización. De ahí la importancia de precisarlo para su inmediata gestión.

Conclusión

La forma en que se dirija a sus usuarios y potenciales clientes tiene un impacto significativo en la percepción de su empresa. Asegurarse de que el tono de voz de los mensajes que está transmitiendo es el adecuado, le ayudará a lograr un lugar en la mente de sus públicos de interés, e impulsará la conexión entre la marca y sus audiencias, aspecto esencial para volverse autoridad en su sector e incrementar los resultados de negocio.