Los eventos empresariales son una herramienta clave para la comunicación, el marketing y las relaciones públicas de las organizaciones. Sin embargo, la pandemia lo transformó todo y ha supuesto un gran desafío para este sector, que ha tenido que adaptarse a las restricciones sanitarias y a las nuevas demandas de los clientes y los asistentes. En este contexto, el protocolo de los eventos empresariales ha experimentado una profunda transformación, incorporando elementos innovadores y disruptivos que marcan ya las tendencias para 2024.

El protocolo de los eventos empresariales es el conjunto de normas y pautas que regulan el desarrollo de los mismos, desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento. El protocolo tiene como objetivo garantizar el éxito del evento, cuidar la imagen y los valores de la empresa, facilitar la interacción entre los participantes y prevenir posibles imprevistos o conflictos.

Hacia 2024, los CEOs deben tener presente que el protocolo de los eventos empresariales deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La hibridación: los eventos híbridos son aquellos que combinan la modalidad presencial y la virtual, permitiendo ampliar el alcance y la audiencia del evento, así como reducir los costes y el impacto ambiental. El protocolo de los eventos híbridos debe contemplar aspectos como la elección de la plataforma tecnológica adecuada, la sincronización de los horarios, la interacción entre los asistentes de ambos formatos y la evaluación de la experiencia.

2. La personalización: los eventos personalizados son aquellos que se adaptan a las preferencias, necesidades e intereses de los asistentes, ofreciendo una experiencia única y diferenciada. El protocolo de los eventos personalizados debe considerar aspectos como el diseño del evento, la segmentación del público, la creación de contenidos atractivos y relevantes, la gamificación y la fidelización.

3. La sostenibilidad: los eventos sostenibles son aquellos que minimizan el impacto negativo sobre el medio ambiente y la sociedad, y maximizan el valor añadido para los asistentes y la empresa. El protocolo de los eventos sostenibles debe abordar aspectos como la elección de un lugar y un proveedor responsables, el uso eficiente de los recursos, la gestión de los residuos, la compensación de las emisiones de carbono y la promoción de la responsabilidad social corporativa.

4. La seguridad: los eventos seguros son aquellos que garantizan la protección de la salud y el bienestar de los asistentes, así como el cumplimiento de la normativa vigente. El protocolo de los eventos seguros debe incluir aspectos como la elaboración de un plan de contingencia, la implementación de medidas de prevención, control y trazabilidad, la capacitación del personal, la comunicación de las normas y la atención médica.

5. La inclusión: los eventos inclusivos son aquellos que respetan la diversidad y la igualdad de oportunidades de los asistentes, evitando cualquier forma de discriminación o exclusión. El protocolo de los eventos inclusivos debe contemplar aspectos como la accesibilidad, la adaptación de los contenidos, la participación activa, la representación equitativa y la sensibilización.

6. La creatividad: los eventos creativos son aquellos que sorprenden y emocionan a los asistentes, generando un recuerdo positivo y duradero. El protocolo de los eventos creativos debe considerar aspectos como la elección de un tema original, la creación de un ambiente acorde, la incorporación de elementos artísticos, culturales o lúdicos, la estimulación de los sentidos y la innovación tecnológica.

7. La co-creación: los eventos co-creados son aquellos que involucran a los asistentes en el diseño, la ejecución y la evaluación del evento, fomentando su compromiso y su satisfacción. El protocolo de los eventos co-creados debe abordar aspectos como la definición de los objetivos, la identificación de los actores clave, la generación de ideas, la validación de las propuestas y la retroalimentación.

8. La transparencia: los eventos transparentes son aquellos que informan de forma clara y veraz a los asistentes sobre los aspectos relevantes del evento, como el origen, el destino y el uso de los recursos, los criterios de selección y evaluación, los resultados y los impactos. El protocolo de los eventos transparentes debe contemplar aspectos como la elaboración de un presupuesto detallado, la publicación de un informe de gestión, la rendición de cuentas y la auditoría.

9. La colaboración: los eventos colaborativos son aquellos que se basan en la cooperación entre los diferentes agentes implicados en el evento, como la empresa organizadora, los proveedores, los patrocinadores, los ponentes, los medios de comunicación y los asistentes. El protocolo de los eventos colaborativos debe considerar aspectos como la definición de roles y responsabilidades, la creación de sinergias, la generación de valor compartido y la construcción de redes de confianza.

10. La adaptabilidad: los eventos adaptables son aquellos que son capaces de responder de forma ágil y eficaz a los cambios y las contingencias que puedan surgir durante el desarrollo del evento, sin perder de vista los objetivos y las expectativas. El protocolo de los eventos adaptables debe incluir aspectos como la monitorización del entorno, la anticipación de escenarios, la flexibilidad de las decisiones y la resolución de problemas.

En conclusión, el protocolo de los eventos empresariales en 2024 será un factor clave para diferenciarse de la competencia, generar confianza y fidelidad entre los clientes y los asistentes, y contribuir al desarrollo sostenible de la empresa y la sociedad. Por ello, es necesario estar al día de las tendencias y las buenas prácticas, así como contar con profesionales cualificados y especializados en este ámbito.